Avez-vous déjà remarqué comme le temps est une notion relative ? Lorsque vous êtes occupé, le temps passe à toute vitesse et la journée est terminée avant que vous ayez eu le temps de dire ouf. D’un autre côté, si vous vous ennuyez, le temps semble interminable et vous en arrivez à remettre votre santé mentale en question.
Si vous êtes dans la première catégorie et que vous avez du mal à finir votre travail tous les jours, vous avez peut-être un problème de gestion de votre temps . Une conséquence courante est que vous priorisez des tâches non-essentielles et les projets clés sont retardés. Il existe toutefois certaines techniques que vous pouvez mettre en place pour éviter cela. Une bonne gestion de votre temps est un pilier de votre productivité au travail. Voici 10 conseils de gestion pour vous aider à tirer le maximum de vos journées.
1. Utilisez un carnet
Il nous est arrivé à tous d’être incapable de dire ce qu’on a fait de notre journée, parce qu’on ne s’en souvenait pas. Il est incroyablement facile d’oublier une idée, en particulier lorsqu’on a beaucoup de choses en tête. Une excellente façon de garder le fil de ses idées et prendre du recul sur ce que vous avez accompli est de tenir un carnet à jour. Si vous écrivez vos activités quotidiennes, vous pourrez prendre un moment pour voir ce qui vous prend le plus de temps . Utiliser un carnet est un très bon moyen de devenir plus efficace.
2. Planifiez vos journées
Et, vos semaines, et vos mois, et même vos années ! Lorsque vous arrivez au travail et vous asseyez à votre bureau, la première chose à faire après vous être servi un verre d’eau est de planifier votre journée. Prenez une demi-heure tous les matins et pensez aux échéances à venir, cela vous permettra de prioriser vos tâches en fonction de ce que vous devez accomplir. Cette technique de gestion de temps vous permet de vous assurer que vous n’oubliez rien d’important et que vous ne perdrez pas de temps à vous demander que faire. Cet outil très simple ne se limite pas à l’environnement de travail, vous pouvez le mettre en place dans votre vie personnelle aussi. Avant de commencer vos journées, planifiez ce que vous devrez faire.
3. Faites des pauses régulièrement
Vous pensez peut-être que vous êtes quelqu’un d’efficace si vous restez à votre bureau toute la journée et arrivez à vos objectifs tant bien que mal, mais vous auriez tort. Si cela ressemble à votre façon de travailler, vous souffrez sans doute de fatigue intellectuelle . Ce symptôme vous rend typiquement épuisé, peu concentré et démotivé. En conséquence, votre efficacité et la qualité de votre travail chutent. Un excellent moyen pour éviter cela est de faire des pauses régulièrement. Vous devriez vous lever de façon régulière et faire un saut aux WC, vous servir quelque chose à boire ou même vous étirer pendant quelques minutes. Peu importe ce que vous décidez de faire quitter votre bureau votre productivité et santé mentale ne s’en porteront que mieux.
4. Le problème quand on fait plusieurs choses à la fois
Supposons que vous êtes une personne très occupée et que vous avez beaucoup de choses à faire. Pourquoi ne pas faire plusieurs choses à la fois pour gagner du temps ? Si vous êtes au téléphone avec un client, vous pouvez sans doute écrire un e-mail en même temps. Faux. Le temps que vous passez à accomplir une tâche en particulier peut augmenter de plus de 40 % lorsque vous faites autre chose en même temps. Si vous travaillez sur quelque chose, concentrez-vous seulement sur cette tâche. Ne divisez pas votre attention. Si vous avez beaucoup de choses à faire, assurez-vous de prévoir le temps de tout faire.
5. Vous ne pouvez pas tout finir
Facile. Peu importe votre productivité, il y aura toujours plus de travail . Une bonne technique pour gérer son temps est de reconnaitre que vous ne pourrez pas tout terminer, et que ce n’est pas un problème. Tant que vous parvenez à effectuer vos tâches dans les délais requis, et que vous savez prioriser votre travail, vous pourrez toujours terminer demain.
6. Apprenez à dire non.
Une qualité que partagent de nombreuses personnes qui réussissent est leur capacité à dire non de façon agréable pour les choses qui ne sont pas une priorité pour eux. Il n’y a que 24 heures dans une journée, et si vous commencez à accepter de travailler sur des tâches qui ne sont pas prioritaires, votre plan de gestion du temps se retrouve à la poubelle. Il y a plusieurs façons de dire non. Si vous ne vous sentez pas de simplement dire “non je ne peux pas”, vous pouvez essayer d’autres façons de le dire : “Je ne peux pas m’engager dans ce projet pour le moment car j’ai d’autres priorités” par exemple. Vous ne saurez dire non que si vous apprenez à le faire.
7. Ignorez les distractions
Disons que vous êtes prêts à vous mettre au travail, vous avez planifié vos différentes tâches, et vous êtes assis à votre bureau. Là, votre téléphone sonne, vous lisez vos e-mails, votre compte sur un média social vous envoie une notification et tout à coup vous vous rendez compte que vous venez de perdre 20 minutes. Qu’est-ce qui vient de se produire ? . Vous avez simplement été victime de l’une des nombreuses distractions qui entravent votre productivité. Si cela vous ressemble, il est temps de mettre en place une stratégie simple de gestion de votre temps : Supprimez vos distractions . Éteignez votre téléphone, bloquez les notifications de vos comptes de médial social ou e-mail – ne serait-ce que pendant une heure. Vous verrez que vous en faites beaucoup plus lorsque votre esprit est libre.
8. Ne trainez pas
J’insiste, ne trainez pas . Si vous avez du mal à vous mettre au travail, rendez-vous service, décomposez votre travail en plusieurs tâches. Plutôt que de vous concentrer sur le résultat final, prenez le morceau par morceau. Très souvent, on se sent dépassé à l’idée d’accomplir une tâche majeure d’un coup. Par conséquent, on ne sait pas par où commencer et on commence à délayer. La clé est de trouver ce que vous pouvez faire dès maintenant et de commencer. Dites-vous que vous allez travailler sur une tâche simple pendant un temps limité. Après avoir terminé, offrez-vous une récompense . Tout comme vos grands projets, le meilleur moyen de vous empêcher de trainer est de découper votre travail en plusieurs tâches simples.
9. Donnez-vous une limite de temps pour chaque tâche.
“Pour accomplir de grandes choses, il vous faudra un plan, et pas assez de temps” – Léonard Bernstein. Je suis entièrement d’accord avec cette citation : l’une des meilleures façons d’accomplir quelque chose est d’avoir une échéance. Soit c’est votre manager qui vous l’impose, soit vous-même. Savoir s’imposer une limite de temps vous permettra de gérer votre temps de manière encore plus efficace. Si vous savez que vous avez beaucoup de temps pour terminer quelque chose, il y a de bonnes chances pour que vous ne commenciez que demain. Alors que si vous manquez de temps, vous commencerez tout de suite.
Conseil Bonus : Développez une discipline
Combien de fois vous êtes-vous dits “Il faut que je me motive” ou “si seulement j’étais plus motivé” ? Il y a de bonnes chances pour que ce soit souvent. Le grand problème avec la motivation au travail, c’est qu’on ne peut pas compter dessus La motivation s’en va et revient constamment, et elle disparaitra au moment où vous en avez le plus besoin, et reviendra trois heures plus tard alors que vous serez sous la douche. La motivation est rarement votre alliée. Rendez-vous service et arrêtez de la chercher, développez plutôt une discipline . Une excellente façon de construire une discipline est de vous donner un temps limité pour accomplir une tâche en particulier, et de rester à votre bureau pendant le temps que vous vous êtes imparti. Même si vous n’écrivez pas un seul mot, cela sera toutefois utile parce que si vous faites cela encore et encore, vous finirez par avoir un esprit structuré et discipliné, l’un des outils les plus efficaces pour gérer votre temps.
Si vous vous sentez dépassé par la pression au travail, n’hésitez pas à jeter un œil à notre guide pour apprendre à gérer son stress qui contient de nombreuses techniques pour faire face au stress au travail.
